Een vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag. De informatie die een medewerker met de vertrouwenspersoon deelt is volkomen vertrouwelijk. Dit houdt in dat een vertrouwenspersoon een klacht nooit zal melden bij de werkgever of derden.
De vertrouwenspersoon hoort het probleem aan en wisselt van gedachten met de medewerker over oplossingen. Dit kunnen oplossingen in de informele sfeer zijn of het kan gaan om de behandeling van de klacht via een (in)formele klachtenprocedure.
Een andere belangrijke rol van de vertrouwenspersoon is het verlenen van bijstand bij eventuele stappen die gezet moeten worden door de medewerker.
De rol van de vertrouwenspersoon strekt zich daarnaast uit tot het beoordelen en/of opstellen van het preventieve beleid van de organisatie. Zo biedt de vertrouwenspersoon ondersteuning bij het opstellen van gedragsregels, het inrichten van een (informele) klachtenprocedure en het geven van voorlichting over ongewenst gedrag binnen de organisatie.
De vertrouwenspersoon registreert incidenten van ongewenst gedrag op een manier waarbij de identiteit van de betrokkenen niet bekend wordt. Dit biedt inzicht in knelpunten binnen de organisatie op basis waarvan de vertrouwenspersoon gevraagd en ongevraagd advies kan geven aan de organisatie.
