Een sociaal veilige werkomgeving staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Een actief beleid gericht op een prettige werksfeer biedt voordelen zoals verhoogd werkplezier, betere productiviteit, minder ziekteverzuim en lagere personeelskosten. Een vertrouwenspersoon is hierbij essentieel. De vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige plek om situaties van ongewenst gedrag te bespreken.
Interne vertrouwenspersoon
Veel organisaties kiezen voor een interne vertrouwenspersoon, iemand die binnen de organisatie werkt. Vaak wordt iemand gekozen die al een natuurlijk aanspreekpunt is voor collega’s met vragen of problemen. Deze persoon kent de organisatie, de bedrijfscultuur en de medewerkers goed. Het is echter belangrijk om bij de keuze rekening te houden met de hoofdfunctie van de persoon. Sommige combinaties zijn niet aan te raden, zoals een HR-manager of een lid van de OR. Een vertrouwenspersoon moet een onafhankelijke rol hebben en alleen verantwoording afleggen aan het management.
Voordelen interne vertrouwenspersoon
- Kennis van de bedrijfscultuur
- Bekendheid onder collega’s en daardoor makkelijker te vinden
- Vertrouwdheid bij medewerkers, waardoor de drempel om naar de vertrouwenspersoon toe te stappen lage is.
Nadelen interne vertrouwenspersoon
- Moeilijker om een objectieve, neutrale houding aan te nemen
- Bekendheid onder collega’s kan een drempel zijn
- Het geven van ongevraagd advies aan management/directie kan lastig zijn
- Mogelijkheid tot belangenverstrengeling met andere functie binnen de organisatie
Externe vertrouwenspersoon
Organisaties kunnen ook kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, iemand van buiten de organisatie. Deze persoon is professioneel opgeleid tot vertrouwenspersoon en is als register vertrouwenspersoon ingeschreven bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Er worden concrete afspraken gemaakt over diensten die deze vertrouwenspersoon gaat verrichten voor de organisatie. Dit kan op basis van een uurtarief of in een abonnementsvorm.
Voordelen externe vertrouwenspersoon
- Onafhankelijke positie en daardoor objectieve houding
- Meer afstand tot de organisatie dus laagdrempeliger voor medewerkers
- Professionele opleiding, permanente educatie en ervaring als vertrouwenspersoon
- Keuze in een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon
- Makkelijker vervanging te regelen
Nadelen externe vertrouwenspersoon
- Meer inspanning nodig om de vertrouwenspersoon vindbaar te maken
- Meer tijd nodig om de bedrijfscultuur te leren kennen
Steeds vaker kiezen grotere organisaties voor een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen. Dit geeft medewerkers de keuze naar wie ze kunnen gaan, waardoor de drempel om hulp te zoeken lager wordt. Er is ook een toegevoegde waarde voor de vertrouwenspersonen zelf omdat ze elkaar kunnen steunen en adviseren. Zo kan de externe vertrouwenspersoon een zaak oppakken wanneer de interne vertrouwenspersoon deze vanwege belangenverstrengeling niet kan behandelen. Ook kan de professioneel opgeleide externe vertrouwenspersoon dienen als klankbord voor de interne vertrouwenspersoon. De interne vertrouwenspersoon kan de externe vertrouwenspersoon juist weer ondersteunen bij vragen over de bedrijfscultuur. Zo ontstaat er een win-win situatie waar de gehele organisatie voordeel van heeft.
Wil je advies over wat het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.
